SAMO und SAMO LIDS bieten im Standard Funktionen zum Anhängen von Dokumenten an alle dafür konfigurierten Asset- und Prozessobjekte. Mit der Integration der Dokumentenerweiterung SAMO Dokumentenmanagement wird diese um eine Lösung für die Organisation und Koordination aller Dokumente eines Unternehmens erweitert. Dazu werden die Dokumente in SAMO hochgeladen, in virtuellen Ordnern strukturiert und können bei Bedarf mit bestimmen Schlagworten versehen werden. Dies vereinfacht die Dokumentensuche und die Bearbeitung.
Um die Dokumente über einen langen Zeitraum zu bearbeiten stehen Funktionen wie Check-In und Check-Out zur Verfügung.
Mit Hilfe der automatischen Versionierung der Dokumente werden alle Änderungen an Dokumenten als eine neue Version im System erstellt. Das ursprüngliche Dokument bleibt dabei unverändert. Über die Versionierung können Anwender auf die vollständige Historie eines Dokuments zugreifen und auch auf frühere Versionen verweisen.
SAMO Dokumentenmanagement erweitert also die im Standard der SAMO Plattform vorhandenen Funktionen für das Handling von Dokumenten um:
- Versionierung von Dokumenten
- Check-In/Check-Out von Dokumenten
- Verschlagwortung von Dokumenten (Tags)
- Dokumentenzentrierte Suche
Funktionen
- Dokumentenbaumorientierte Anzeige zusätzlich zu Anzeige an Assets/Prozessobjekten
- Upload und Download von Dokumenten (auch mehrere Dokumente gleichzeitig)
- Dokumentensuche (Titel / Stichwörter)
- Sperrung von Dokumenten
- Check-In und Check-Out von Dokumenten
- Erstellung von Dokumentenverknüpfungen, um Dokumentverweise auf andere Assets/Prozessobjekte
zu übertragen - Verwaltung von Metadaten zu Dokumenten
- Logisches Löschen von Dokumenten
- DMS-Funktionalität und Datenzugriff auch über SAMO LIDS Edit/Explorer möglich
Nutzen und Vorteile
- Optimierung der alltäglichen Arbeitsabläufe
- Effiziente und schnelle Erfassung, Verwaltung und Archivierung von digitalen Dokumenten
- Höhere Sicherheit und mehr Compliance
- Papierloses Arbeiten
- Kostenreduzierung
- Zeitersparnis bei der Suche nach Dokumenten
- Verknüpfung mit Prozessobjekten
- Steuerung der Zugriffsrechte
- Automatische Versionierung von Dokumenten
- Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten
- Einfachste Bedienung
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